こんにちは。チーフのKです。
AIを使って自動化を進めています。
今日は、自動化を進める前に考えることについて書きたいと思います。
私は次の３つのポイントを考えるようにしています。
- 業務の細分化
その業務はどのような流れで行っているのか具体的に細分化してみます。どの部分に時間を取られているのか？
面倒な作業は何か？
繰り返し行っている作業はないか？
どの部分を自動化すると効率が上がるのか？例えば、請求作業では、納品履歴の確認、見積書作成、請求書作成を行っています。
どのように確認しているのか？
何のデータを元に入力しているのか？面倒な作業や繰り返し行っている作業を特定し、自動化の対象を明確にします。
また、細分化すると不要な作業など見えてくることもあり、業務の見直しもできます。 - ブラックボックス化を避ける
自動化を複雑にしてしまうと、間違いの原因が見つけにくくなります。
また、問題が発生した時に、詳しい人しか対応できない、といった属人化が起きてしまいます。
まずは、シンプルで小さなステップの自動化から取り組むことが重要だと思います。 - 課題は何か？を考える
どんな方法で自動化するか、といった『手段』ばかり考えがちですが
課題の本質を考えることが必要だと気付きました。
その作業の課題は何か？
なぜそれが起こるのか？
例えば、ミスを見つけるという自動化を考えた時
なぜミスが出てくるのか？
手入力によるヒューマンエラーなのか？
データが煩雑なのか？
修正後のデータが反映されていないのか？
どのように作っているのかという背景を考えてから、何を自動化するのか、考える必要があると思いました。ミスを見つけるのではなく、正しいデータを入力することに視点を置いて自動化すれば良いと気付きました。
これらのポイントを押さえることで、自動化の導入が単なる効率化にとどまらず、
業務全体の質を向上させることができると思います。
今後もこれらの視点を大切にしながら、自動化の取り組みを進めていきたいと思います。